Project Management

Project คือกลุ่มของ Resource ที่สามารถเข้าถึงได้โดยสมาชิกของโปรเจค นั้น ๆ ซึ่งสมาชิกนั้นจะมีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภท ได้แก่

• Owner คือ เจ้าของและผู้ที่สร้าง Project มีสิทธิ์ในการเข้าถึง Resource ทุกอย่างของ Project สามารถจัดการการชำระเงินของ Project ผ่านหน้า Billing รวมถึงมีสิทธิ์ในการจัดการ Project และ สมาชิกของ Project ได้

• Billing คือ สมาชิกที่สามารถจัดการการชำระเงินของโปรเจค ผ่านหน้า Billing ได้

• Member คือ สมาชิกที่มีสิทธิ์ในการเข้าถึง Resource ทุกอย่างของ Projectได้

Document นี้จะพูดถึงการจัดการโปรเจคและสมาชิกของโปรเจค ดังนั้นจะสามารถทำได้เฉพาะสมาชิกที่เป็น Owner เท่านั้น

Table of contents

1. Create a Project

2. Manage Member

3. Edit Contact

4. LINE Notification

5. Change Project & Billing Types

6. Remove Project

Create a Project

เนื่องจาก User 1 คนสามารถเป็นสมาชิกได้มากกว่า 1 Project เพื่อจัดการงานและ Resource กับหลากหลายทีม ซึ่งเมื่อ User สมัครสมาชิกเข้ามาใน NCP ก็ได้มี Project ของตัวเองเป็นพื้นฐานอยู่แล้ว 1 Project แต่เมื่อเราต้องการสร้างทีมใหม่ๆ สิ่งที่ต้องทำก็คือต้องสร้าง Project ใหม่ขึ้นมา โดยการสร้าง Project มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.เมื่อ Login เข้ามาใน NCP จะพบ Dropdown สำหรับเลือกเปลี่ยน Project และตัวเลือกสุดท้ายของ Dropdown จะเป็นปุ่ม ให้คลิกเพื่อเข้าสู่หน้าสร้าง Project

ที่หน้า Create Project ให้ใส่ข้อมูลดังต่อไปนี้

• Project name: ชื่อ Project ที่จะแสดงที่ Dropdown และ page Project

• Contact phone number: เบอร์โทรศัพท์ที่ Admin ของเราจะใช้ในการติดต่อเมื่อเกิดปัญหากับ Project ของคุณ โดยจะมีเบอร์โทรศัพท์ของ User ปัจจุบัน เป็นค่าพื้นฐาน

• Contact email(s): (maximum email input limit 10) email ที่ใช้ในการแจ้งข่าวสารต่างๆ โดยจะมี email ของสมาชิก Project เป็นค่าพื้นฐาน และสามารถเพิ่ม email อื่นๆได้อีกไม่เกิน 10 email

2.ตรวจสอบข้อมูลที่ใส่ให้ถูกต้อง แล้วกดปุ่ม Create Project หลังจากนั้น ระบบจะพาไปที่หน้า Project พร้อมเลือก Project ที่สร้างเสร็จแล้วให้ทันที เพื่อใช้งานอื่น ๆ ต่อไป

Manage member

เมื่อเรามี Project แล้ว แต่ Project เป็น Concept ที่สร้างขึ้นเพื่อทำงานร่วมกัน ดังนั้นก็จะต้องมีการจัดการสมาชิกในโปรเจ็ค เช่นการ เพิ่ม-ลบ สมาชิกใน Project และการกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละคน

Add member

การเพิ่มสมาชิกมีขั้นตอนดังนี้

1.ที่หน้า Project ให้คลิกที่ปุ่ม จะเป็นการเปิดหน้าต่างเพิ่มสมาชิกขึ้นมา

ที่หน้า Add user ให้ใส่ข้อมูลดังต่อไปนี้

• Email(s): ใส่ Email ของ User ที่ต้องการเพิ่มเข้ามาใน Project โดยสามารถใส่ได้ทั้ง email ของ User ที่มีในระบบ NCP และไม่ได้อยู่ในระบบ NCP ด้วย

• Role: เลือกประเภทของสมาชิกที่ต้องการเพิ่มใน Project

2.ตรวจสอบข้อมูลที่ใส่ให้ถูกต้อง แล้วกดปุ่ม Next หลังจากนั้น ระบบจะพาไปที่หน้าสรุป ที่จะบอกว่ามี Email ใดบ้างที่มีในระบบและจะถูกเพิ่มเข้ามาใน Project ทันที และ Email ใดบ้างที่ไม่มีในระบบ และจะถูกส่ง Email ชวนสมัครสมาชิกไป

3.ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องแล้วกดปุ่ม Confirm ระบบจะพาไปที่หน้า Project แสดงให้เห็นสมาชิกที่เพิ่มขึ้นมา 2 คน โดย Email ที่ถูกเพิ่มมาใน Project แล้วจะมี Status เป็น Active ส่วน Email ที่ยังไม่ถูกเพิ่มมาจะมี Status เป็น Pending แต่เมื่อ Email นี้สมัครเข้ามาแล้วสถานะจะเปลี่ยนไปเป็น Pending Invite

4.เมื่อ Status ของสมาชิกกลายเป็น Pending invite ให้กดที่ปุ่ม more แล้วเลือก Confirm Invite เพื่อเพิ่มเข้าเป็นสมาชิก Project ทันที

Change role

การปรับเปลี่ยนสิทธิ์ของสมาชิก Project สามารถทำได้ดังนี้

1.กดปุ่ม more ที่สมาชิกที่ต้องการปรับเปลี่ยนสิทธิ์ แล้วเลือก Change role

2.เลือกประเภทที่ต้องการ โดยจะเลือกได้แค่ Biller และ Member ไม่สามารถให้สิทธิ์ Owner กับสมาชิกคนอื่นได้

3.ตรวจสอบข้อมูลที่เลือกให้ถูกต้อง แล้วกดปุ่ม Confirm หลังจากนั้น ระบบจะพาไปที่หน้า Project พร้อมแสดงสิทธิ์ที่เปลี่ยนไป

Remove member

การลบสมาชิกออกจาก Project สามารถทำได้ทั้งกับสมาชิกที่มี status เป็น active, pending หรือ pending invite โดยมีขั้นตอนดังนี้

1.กดปุ่ม more ที่สมาชิกที่ต้องการปรับเปลี่ยนสิทธิ์ แล้วเลือก Leave Project

2.หน้าต่าง Confirm จะแสดงขึ้นมา ให้กด Confirm

3.หลังจากนั้น ระบบจะพาไปที่หน้า Project พร้อมแสดงสมาชิกที่เปลี่ยนไป

Edit contact

Owner สามารถแก้ไขเบอร์โทรศัพท์ และ Email ที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารได้ตลอดเวลา โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.ที่หน้า Project กดปุ่ม

แก้ไขเบอร์โทรศัพท์ หรือ เพิ่ม-ลด Email ได้ดังต่อไปนี้

• Phone number: เบอร์โทรศัพท์ที่ Admin ของเราจะใช้ในการติดต่อเมื่อเกิดปัญหากับ Project ของคุณ

• Contact email(s): (Maximum email input limit 10) Email ที่ใช้ในการแจ้งข่าวสารต่างๆ โดยจะมี Email ของสมาชิก Project เป็นค่าพื้นฐาน และสามารถเพิ่ม Email อื่นๆได้อีกไม่เกิน 10 Email

2.ตรวจสอบข้อมูลที่ใส่ให้ถูกต้อง แล้วกดปุ่ม Confirm หลังจากนั้น ระบบจะพาไปที่หน้า Project พร้อมแสดงข้อมูลที่เปลี่ยนไป

LINE Notification

ปัจจุบัน NCP มีการแจ้ง Notification ผ่าน LINE โดย Owner จะต้องทำการขอ Notification Token จาก LINE Notify เสียก่อน จากนั้นทำการนำ Notification Token ที่ได้ บันทึกไว้ใน NCP Project โดยสามารถเพิ่ม Notification Token ได้มากกว่า 1 ตัว

Get LINE Notification Token

การขอ LINE Notification Token มีขั้นตอนต่อไปนี้

1.ไปที่ LINE Notify

2.ทำการ Login ด้วย LINE Account

3.เลือกเมนู My Page

4.ทำการ Generate Notification Token โดยการคลิกปุ่ม Generate Token

5.ทำการกรอกชื่อของ Notification ที่ต้องการแสดง และระบุ Chat Room ที่ต้องการใช้สำหรับแจ้งเตือน จากนั้นคลิกปุ่ม Generate token

6.เมื่อ Generate Token สำเร็จ จะมี Notification ใน Chat Room ที่ระบุไว้ และมีการแสดงผลดังภาพ ให้ทำการคลิกปุ่ม Copy เพื่อทำการคัดลอก Token สำหรับนำไปใช้ต่อไป

Add LINE Notification Token into NCP Project

การนำ LINE Notification Token ไว้ใน NCP Project สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้

1.ในหน้า Project ให้คลิกปุ่ม

2.ทำการเพิ่ม Notification Token โดยการคลิกปุ่ม

3.ทำการเพิ่มข้อมูลจำเป็นดังต่อไปนี้

• Name: ชื่อของ Notification Token ที่ต้องการบันทึก

• Token: Notification Token ที่ได้จากการ Generate

จากนั้นคลิกปุ่ม เป็นอันเสร็จสิ้น

Remove LINE Notification Token from NCP Project

การลบ Notification Token สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1.หน้า Project คลิกปุ่ม

2.คลิกปุ่มหน้าชื่อของ Notification Token ที่ต้องการลบออก จากนั้นคลิกปุ่ม Confirm

Change Project & Billing Types

โดยพื้นฐานทุก ๆ Project จะเป็นประเภท Individual แต่ Owner สามารถส่งคำร้องขอเปลี่ยนเป็นประเภท Company ได้

รวมถึงรูปแบบการชำระเงินที่มีค่าพื้นฐานเป็น Prepaid หรือการเติมเงินไปก่อน จึงจะใช้ได้ แต่ Owner สามารถส่งคำร้องขอเปลี่ยนเป็นแบบ postpaid หรือการใช้งานไปก่อน แล้วค่อยออกบิลไปเก็บเงินได้ แต่จะต้องผ่านการพิจารณาจากทีมงานของ NCP ก่อน

Change Project type

การส่งคำร้องขอเปลี่ยน Project type มีขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1.ที่หน้า Project กดปุ่ม และเลือก Change Project Type

ที่หน้า "Request for change Project type" ให้ใส่ข้อมูลดังต่อไปนี้

• Contact name: ใส่ชื่อที่ใช้ในการติดต่อกับทีมงานของ NCP

• Tax ID: เลขผู้เสียภาษีของบริษัท

• Name: ชื่อของบริษัท

• Phone: เบอร์โทรศัพท์ของบริษัท ที่สามารถติดต่อได้

• Address: ที่อยู่ของบริษัท

• Attachment: แนบเอกสารจดทะเบียนบริษัท

ตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนถูกต้องแล้วกด Confirm ระบบจะพากลับไปที่หน้า Project จะเห็นว่าที่ Project type จะมี

• สัญลักษณ์ หมายถึงคำขอของคุณ กำลังรอการพิจารณาอยู่
• สัญลักษณ์ หมายถึงคำขอของคุณ ได้รับการอนุมัติ

Change Billing Type

การส่งคำร้องขอเปลี่ยนการคิดเงิน มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

1.ที่หน้า Project กดปุ่ม และเลือก Change Billing Type

ที่หน้า "Request for change billing type" ให้ใส่ข้อมูลดังต่อไปนี้

• Contact name: ใส่ชื่อที่ใช้ในการติดต่อกับทีมงานของ NCP

• Type: ชนิดของการคิดเงิน โดยปัจจุบันจะมีให้เลือกเพียง Postpaid

2.ตรวจสอบข้อมูลให้ครบถ้วนถูกต้องแล้วกด Confirm ระบบจะพากลับไปที่หน้า Project จะเห็นว่าที่ Billing type จะมีสัญลักษณ์ อยู่ ซึ่งหมายถึงคำขอของคุณกำลังรอการพิจารณาอยู่ และจะเปลี่ยนเป็น เมื่อได้รับการอนุมัติ

Remove Project

เมื่อคุณไม่ต้องการ Project แล้ว ก็สามารถลบ Project ออก เพื่อไม่ให้เหลือ resource เก่าไว้ได้ โดยมีขั้นตอนดังต่อไปนี้ 1.ที่หน้า Project กดปุ่ม และเลือก Delete Project

2.หน้าต่าง Confirm จะแสดงข้อความบอกว่า หากลบ Project นี้ไปแล้ว จะไม่สามารถเข้าถึง Resource ต่างๆได้ แต่จะยังสามารถกู้คืนได้ภายใน 7 วัน ถ้ายอมรับเงื่อนไข ให้กด Confirm

3.ระบบจะพามาที่หน้า Restored Project ที่จะมีเวลาบอกว่า Project จะถูกลบถาวรภายในวันไหน

4.หากต้องการกู้ Project คืน ให้กดที่ปุ่ม แล้วระบบจะพากลับไปที่หน้า Project และสามารถกลับไปใช้งานได้ทันที